Jak przesłać dane ze strony do CRM bez kodowania – Make.com

Klient wypełnia formularz kontaktowy na Twojej stronie. Co dalej? Ktoś dostaje e-mail z powiadomieniem, otwiera CRM i ręcznie wpisuje dane – imię, e-mail, telefon, treść wiadomości. To niepotrzebnie angażuje osobę, która mogłaby w tym czasie robić coś innego, a przede wszystkim opóźnia moment, w którym dane trafiają do systemu. Jeśli w CRM pracują sprzedawcy, znaczenie ma to, jak szybko zobaczą nowego leada – kontakt nawiązany po kilku minutach ma zupełnie inne szanse niż ten, do którego ktoś dotarł dopiero następnego dnia, bo zgłoszenie czekało nieprzeczytane w skrzynce.

Ten proces da się zautomatyzować bez pisania jednej linijki kodu, korzystając z Make.com i CRM, którego już używasz.

Jak to działa w praktyce

Scenariusz w Make.com składa się z dwóch elementów: triggera (co ma uruchomić automatyzację) i akcji (co ma się wtedy wydarzyć).

1. Trigger: nowe zgłoszenie z formularza. W zależności od tego, jak zbudowana jest Twoja strona, może to być webhook wysyłany bezpośrednio przez formularz, integracja z Typeform lub Google Forms, albo moduł dedykowany dla systemu, na którym stoi strona (np. WordPress z Gravity Forms albo Elementor Forms). Make.com nasłuchuje i czeka na zgłoszenie.
2. Mapowanie danych. Gdy zgłoszenie wpłynie, Make.com automatycznie pobiera pola z formularza – np. imię, e-mail, telefon, treść wiadomości – i udostępnia je jako dane do wykorzystania w kolejnych krokach.
3. Akcja: utworzenie rekordu w CRM. Wybierasz moduł swojego CRM (HubSpot, Pipedrive, ActiveCampaign, Salesforce i dziesiątki innych mają gotowe integracje) i wskazujesz, do którego pola formularza trafi która wartość. Imię z formularza trafia do pola „imię” w CRM, e-mail do pola „e-mail”, i tak dalej. Dowolnie przypisujesz każde pole formularza do pola w CRM, możesz także je przy tym przeformatować lub w inny sposób przekształcić.
4. Dodatkowe kroki (opcjonalnie). Ten sam scenariusz może od razu nadać kontaktowi tag „strona www”, przypisać go do konkretnego handlowca albo wysłać powiadomienie na Slacku, że przyszedł nowy lead. Wszystko dzieje się w tym samym przepływie, sekundy po wypełnieniu formularza.

Cały scenariusz wygląda w edytorze jak schemat blokowy – trigger po lewej, kolejne moduły połączone strzałkami w prawo. Widzisz dokładnie, co się dzieje na każdym etapie, więc jeśli coś przestanie działać, łatwo sprawdzić, w którym miejscu.

Na co uważać

Największa pułapka to niedopasowanie formatu danych. Jeśli pole telefonu w formularzu przyjmuje dowolny tekst, a CRM wymaga konkretnego formatu numeru, scenariusz może się wywracać przy części zgłoszeń. Warto na start przetestować scenariusz na kilku przykładowych zgłoszeniach, zanim zacznie działać na produkcji.

Druga rzecz: jeśli formularz nie ma wbudowanej integracji z Make.com, czasem trzeba dodać webhook ręcznie po stronie formularza. To zwykle kwestia wklejenia jednego adresu URL w ustawieniach formularza – nie wymaga kodowania, ale wymaga chwili rozeznania w panelu narzędzia, z którego korzystasz.

Trzecia rzecz, i tu warto się na chwilę zatrzymać: jeśli podejście jest takie, że każdy nowy formularz to nowy deal w CRM, scenariusz jest prosty – dodajesz rekord i tyle. Problem pojawia się, gdy zależy Ci na tym, żeby baza nie zapełniała się duplikatami albo żeby nie dochodziło do sporów o to, do którego sprzedawcy trafia dany kontakt (np. gdy ta sama osoba wypełnia formularz drugi raz, po jakimś czasie, albo już wcześniej z kimś rozmawiała). W takiej sytuacji sam trigger i jedna akcja nie wystarczą – proces trzeba dobrze przemyśleć i zwykle dodać kroki pośrednie: wyszukanie w CRM, czy kontakt o takim e-mailu już istnieje, sprawdzenie, czy jest przypisany do konkretnego opiekuna, i dopiero na tej podstawie decyzję, czy tworzyć nowy rekord, czy zaktualizować istniejący. To wciąż da się zrobić bez kodowania, ale wymaga więcej niż jednego kroku i warto to zaplanować, zanim scenariusz zacznie działać na produkcji.

Efekt

Po skonfigurowaniu scenariusz działa bez Twojego udziału – niezależnie od tego, czy zgłoszenie wpłynie w środę o 11 rano, czy w niedzielę o 23. Dane trafiają do CRM od razu, bez opóźnień wynikających z tego, że ktoś akurat nie sprawdził skrzynki. Handlowiec dostaje świeżego leada, a nie takiego, który czekał dzień na przepisanie.

Jak zacząć

Jeśli Twoja strona i CRM mają gotowe integracje w Make.com, cały scenariusz da się złożyć samodzielnie, korzystając z gotowych szablonów w bibliotece Make. 

Jeśli chcesz sprawdzić narzędzie samodzielnie, możesz założyć konto przez przycisk poniżej. Przycisk zawiera link partnerski. Jeśli zdecydujesz się założyć konto poprzez niego, mogę otrzymać za to drobną prowizję.